Audit op afstand

Een kwestie van passen of aanpassen?

Een les die we dankzij de Corona Crisis hebben geleerd is dat we ons kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. We doen dingen die afwijken van het normale en we stappen daarvoor uit onze comfortzone.

Ook wij proberen ons zo goed mogelijk aan te passen.

Het uitvoeren van een externe certificeringsaudit vindt normaal gesproken plaats op locatie van de klant, maar dat is op dit moment niet wenselijk vanwege de gestelde overheidsmaatregelen. Daarom hebben wij met alle partijen gezocht naar een veilige, passende oplossing.

Wij werken bij Datispienter al een hele tijd met Microsoft Teams en waren zelf al helemaal overtuigd van het werken met deze applicatie. We hebben daarom onze klant én de certificerende instantie voorgesteld om de audit op afstand uit te voeren, dus via Teams. Alle partijen waren enthousiast en we zijn begonnen aan de voorbereiding voor deze auditdagen.

De afgelopen twee dagen hebben we de audit volledig “remote” (op afstand) gedaan en na afloop was iedereen positief.

Natuurlijk zitten er enkele nadelen aan om de audit op afstand uit te voeren. Zo is het wat lastiger om de locatie visueel te beoordelen, maar met fotomateriaal en de videofunctie van Teams kom je vandaag de dag een heel eind. Het delen van schermen gaat ook super en op die manier kan de auditor “echt” meekijken in het systeem van de klant.

Hugo Huzen vertelt: Wat mij persoonlijk positief is opgevallen is dat iedereen tijdens de audit actief aan het luisteren is. Je moet geconcentreerd zijn om alles goed te volgen en er wordt ook actief gevraagd of de punten helder zijn. In een verbale sessie kunnen non-verbale uitdrukkingen ook totaal anders worden geïnterpreteerd. Aangezien je dit via een beeldverbinding altijd minder zult ervaren wordt er nu actiever nagevraagd en zijn er geen onduidelijkheden meer.

Ieder nadeel, heeft in dit geval ook weer zijn voordeel.